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Blog Pilar - Cinq clés pour analyser des chiffres et rédiger des commentaires

Cinq clés pour analyser des chiffres et rédiger des commentaires

« Un tableau ne vit que par celui qui le regarde ». Si l’auteur de cette phrase n’est autre que Pablo Picasso et s’adresse à l’univers de l’art et de la peinture, ces mots se révèlent cependant tout à fait inspirants pour un tout autre géant des tableaux : le monde professionnel, équipé de son fidèle destrier Excel. Difficile d’imaginer aujourd’hui la gestion et le pilotage quotidien d’une structure, quelle que soit sa taille, sans le recours à des tableaux et à des « chiffres ».


Pour un meilleur confort de lecture, nous vous invitons à télécharger ce post (au format pdf).

Par commodité de langage, le texte utilise les vocables "contrôleur de gestion", "directeur", "responsable", "cadre", etc…, qui concernent aussi bien les personnes masculines que féminines. Le genre utilisé ne préjuge pas du profil de la personne et l'utilisation du masculin ne doit être perçue que comme facilitant la lecture et la compréhension de ce document.


Le recours aux tableurs est généralisé, alors même que le vénérable Excel n’existe ’que’ depuis 1985. Plusieurs raisons – non exhaustives – expliquent cela : peu cher, souple (chacun est libre de concevoir le calcul, l’organisation et la présentation de ses données), doté de plus de quatre cents formules, permettant tout à la fois de réaliser rapidement des calculs, des graphiques, des mises en forme de plus en plus percutantes, d’une capacité quasi illimitée pour les usages « courants », équipant une très grande majorité de sociétés, l’écriture de ce post est l’occasion de prendre quelque recul par rapport à ces fantastiques possibilités. Imaginez : nous venons de découvrir qu’à partir de sa version 2007, une seule feuille du fameux tableur contient plus de dix-sept milliards de cellules[1] ! Et comme on peut avoir au moins 256 feuilles par fichier… Ca en fait des chiffres

 

Pourtant, cela semble ne pas suffire. Si les prérequis techniques sont, somme toute, assez faibles et les potentiels de mesures et d’analyses très importants, dans un climat général d’incertitude, de sentiment de contraintes, de rapidité de transmission et de dématérialisation, la réception de ces tableaux peut être diversement vécue : des données, mais pour quel enseignement ? Que retirer de cette quantité d’informations, certes possiblement intéressante, mais un rien déconcertante ou décourageante tant il y en a ? Sans contextualisation, sans accompagnement (les « smileys », couleurs rouge vs. verte et autres flèches vers le haut, la droite ou le bas, ne sauraient atteindre, à notre goût, une telle ambition), il est un risque à produire uniquement des chiffres : celui d’être considéré par leurs destinataires comme un outil désincarné, froid, au service d’objectifs et de projets dont on ne peut discuter ensemble et pour lesquels le sentiment de ne pas tout comprendre renvoie à l’impossibilité d’agir et de s’exprimer.

 

Les (trop ?) nombreux chiffres présentés gagnent pourtant à être entourés de verbes. A être accompagnés de commentaires qui donnent corps, compréhension et traçabilité aux analyses produites.

Nous aimons à rappeler en formation l’importance des mots, d’une forme de narration, même dans un contexte managérial et technique. De la nécessité d’exprimer, notamment par des écrits dans le sens le plus strict et noble qui soit, les résultats issus des fameux tableaux. Pour faire montre de l’importance de cette forme de communication, rappelons que si Homo Sapiens – Sapiens [2] (c’est-à-dire nous) est apparu il y a 200 000 ans, les premiers systèmes de numérotation sont beaucoup plus récents et la naissance (passionnante) du chiffre (c’est-à-dire un symbole normé sur un support) et des opérations se positionne autour de 3 600 avant Jésus-Christ. Les tenants des approches par l’adaptation penseront qu’il nous faudra encore quelques milliers d’années pour manier les chiffres aussi aisément que les mots.

 

Dans l’attente, la proposition de cet article est d’identifier quelques clés et des éléments de méthode pour procéder à l’analyse d’un « tableau de chiffres » et élaborer des commentaires associés directs, adaptés et pertinents.

 

1ère clé : toujours penser au destinataire

Cette première règle est toujours utile à rappeler, car elle correspond, ni plus ni moins, qu’aux grands principes qui régissent toute situation de communication et que nous allons reprendre ici.

Ainsi, de façon très synthétique, communiquer suppose trois points fondamentaux (et, ceux qui voient le verre à moitié vide diront qu’ils représentent chacun les trois problèmes principaux de cette communication) :

Un émetteur :

en l’espèce, ici, le contrôleur de gestion, le directeur financier, celui ou celle qui a réalisé le tableau, qui élabore l’analyse, qui diffuse les résultats…

Un message :

constitué d’informations, idéalement verbalisé, mais parfois aussi non verbal, il s’appuie en l’occurrence sur les données chiffrées, les mesures et les (éventuels mais recommandés) commentaires.

Un récepteur :

reprenant la sphère professionnelle, il peut s’agir de cadres, directeurs, médecins, responsables de service ou de pôles, tutelles externes, presse et médias etc…

Post Pilar - 5 clés pour analyser chiffres et rédiger des commentaires - Schéma communication

 

En présentant les choses ainsi, l’on imagine bien le schéma courant qui peut être mis en place : un contrôleur de gestion réalise une extraction sur les données du personnel, il procède consciencieusement à des contrôles et à des calculs (totaux, moyennes, pourcentages…), il conçoit quelques graphiques et transmet cela à un directeur ou un responsable de service. A son grand étonnement, le directeur lui demande des informations dont certaines figurent dans son tableau, et le responsable de service ne réagit pas du tout alors que les résultats ne sont manifestement pas très « bons ».

Cette situation invite à penser à l’envers, car – tout adepte du « jeu du téléphone » le comprend très rapidement, où l’émetteur qui chuchote à l’oreille de longues phrases à son voisin, qui les rechuchote à son voisin ... découvre médusé le résultat déformé et rabougri de la bouche du dernier voisin – le plus important n’est pas ce qui est dit, mais ce qui est retenu.

 

A rebours de certaines pratiques, avant de se lancer dans sa présentation, l’idée première et fondamentale est donc de se poser toujours la question suivante :

« Que doit retenir le destinataire ? »

(et non pas qu’est-ce que j’ai trouvé et qu’est-ce je veux/peux dire)

 

De façon très logique, il sera donc judicieux et recommandé de savoir qui est ou qui sont les destinataires. On n’écrira pas le même commentaire, ni de la même manière sur un possible déficit – par exemple -100 k€ (- 98 458,36 € très exactement) - selon que le destinataire soit le Directeur Général de l’établissement, le Directeur Général de l’Agence Régionale de Santé, le directeur de l’agence bancaire de la société, ou les représentants des instances du personnel, alors même que le montant est strictement toujours le même.

Ce principe est aussi une utile préparation à l’adaptation du langage et des commentaires. Par exemple, 100 k€ n’ont sans doute pas la même « envergure » pour un responsable d’un service dont les dépenses directes totales s’élèvent à 1 M€ que pour un directeur régional qui pilote 1 milliard d’euros.

Pour le premier, le commentaire pourra être : « le déficit prévisible serait de – 98,4 k€ ».

Pour le second, l’on pourra écrire : « le déficit prévisible serait de – 0,1  M€ ».

 

Pour cela, et essayant de nous adapter autant que possible à ces caractéristiques et spécificités, nous recommandons de renforcer ces messages par une présentation des résultats ramenés à la journée, à l’ETP, au nombre de lits etc… Cela passe donc aussi par des pourcentages, évoqués ici à titre d’appropriation par le destinataire des résultats. Par exemple, nous pourrions proposer comme commentaire : « le déficit prévisible représente près de 25 jours ouvrables de dépenses du service » (pour le premier cas) ou « le déficit prévisible peut être vu comme une quasi-situation d’équilibre, puisqu’il représente environ une heure de dépenses de la structure » (pour le second cas).

Nous pensons qu’écrire ce type de phrases permet au destinataire, d’une part d’avoir la mesure des chiffres, et d’autre part de faciliter sa compréhension, mais aussi le type et l’envergure des actions qu’il a à mettre en œuvre.

 

Dans le même temps, reprenant cet exemple, on clarifiera d’emblée et en français (c’est-à-dire avec des phrases) le message unique, concis et factuel que l’on pense que le destinataire doit retenir. Dans le cas présent, cela pourrait être, selon les objectifs de la communication que l’on élabore :

« L’établissement connait pour la première fois un déficit ».

« L’établissement risque d’être en déficit, mais les choses sont améliorables ».

« L’établissement est toujours en déficit mais s’est amélioré ».

« L’établissement a besoin de ressources supplémentaires pour ne pas être en déficit ».

« Un plan d’actions rapide et pratique doit être mis en place pour ne pas être en déficit ».

Cette étape précieuse permet, outre une clarification, d’orienter l’ensemble des commentaires et de les rendre, ipso facto pertinents.

 

Autre principe corollaire et un peu martial, nous l’accordons : pour que le destinataire retienne le message, il est important qu’il le comprenne. Ce but passe, notamment, par le fait qu’il NE doit PAS faire l’analyse. Ce principe fondamental est tel qu’il est toujours déconseillé de transmettre tout tableau, si brillant soit-il, sans commentaires. Ce n’est pas au lecteur à « trouver » le message, mais bien à celui qui a traité les données et les informations de préparer ces éléments, en particulier pour permettre au destinataire de se concentrer sur son rôle de décideur et de ne pas (lui faire) perdre de temps, ni d’aboutir à de possibles contre-sens ou erreurs.

Les prochaines clés en disent plus sur la manière de parvenir et d’approcher cela.

 

 

2ème clé : l’entonnoir et le ping-pong

 

Mettons-nous dans une situation tout à fait classique et fréquente, où un directeur, récemment arrivé, demande à son contrôleur de gestion des ressources humaines une analyse des données RH de l’année 2019, sans plus d’indications. Le tableau extrait et légèrement retravaillé donne ceci :Une image contenant capture d’écran

Description générée automatiquement

 

 

 

 

 

Le principe de l’entonnoir pourrait se résumer en : d’abord les grandes masses, puis progressivement du détail.

Illustrons cette règle avec notre tableau précédent, sur le seul indicateur des effectifs.

Nous pourrions ainsi rédiger :

Niveau le plus agrégé : « Au 31 décembre 2019, les effectifs s’établissaient à 775 ETP ».

Un peu plus de détail : « La population des soignants représente la première catégorie avec près de 6 salariés sur 10 (460 sur 775, soit 59 %) ». 

On appréciera que, dans la deuxième phrase, ce n’est pas le pourcentage qui a été écrit en premier, mais une formule rédigée « près de 6 sur 10 », qui permet une meilleure appropriation et mémorisation pour le lecteur destinataire. Cela n’empêche pas, bien entendu, d’être précis, ce que nous avons fait en inscrivant données et pourcentage entre parenthèses.

 

Pour illustrer le ping-pong, consistant à rapprocher des indicateurs de natures différentes pour enrichir les commentaires, reprenons notre tableau précédent avec des calculs supplémentaires (comme le taux d’absentéisme, le taux de départ en formation, le turn-over, le ratio de remplacement, le taux de fréquence des accidents du travail). Une image contenant capture d’écran

Description générée automatiquement

 

 

 

Premier axe d’analyse :            « Les personnels techniques et ouvriers sont au nombre de 125, soit 16 % des effectifs »

Deuxième axe, pour enrichir : « Or, cette catégorie concentre près du tiers des accidents de travail avec arrêt (50 sur 156, soit 32 %) ».

Troisième axe, pour enrichir : « Par ailleurs, si près d’un salarié sur 4 a bénéficié d’une formation, les personnels techniques et ouvriers enregistrent un taux de départ de moitié, avec près de 9 salariés sur 10 sans formation en 2018 (15 départs, soit 12 % vs. 23 % sur l’ensemble de l’établissement).

 

On notera qu’il n’est pas fait de lien de causalité (ce point serait à évaluer par d’autres mesures notamment statistiques), mais qu’en mettant côte à côte des indicateurs et des chiffres avec une formulation littérale, le destinataire des résultats bénéficie d’une vision plus subtile et plus fournie de la situation.

 

3ème clé : un sujet, plusieurs approches

Il n’est pas toujours aisé de pouvoir faire la synthèse ou de détecter des points remarquables dans un tableau, notamment s’il est issu d’une extraction comportant de nombreuses données. Outre le repérage, au titre du « principe de l’entonnoir », des grandes masses, le contrôleur de gestion ou l’analyste gagneront à établir systématiquement des calculs simples, mais encadrants que sont :

  • Total, Moyenne, Médiane, Minimum, Maximum

On pourra aussi utilement recourir aux :

  • Coefficient de corrélation, tendances

 

Prenons l’exemple de l’activité PMSI 2018 de la région Nouvelle-Aquitaine, fait dans les « vraies » conditions, c’est-à-dire comme si nous étions en établissement, outillée de notre seul tableur. Pour cela, nous avons utilisé Scansanté[3], et extrait, via le questionnaire de la rubrique Activité établissement – Case mix MCO, un fichier contenant les séjours par code GHS, durées moyennes de séjour (nous avons recalculé à partir de ces deux premiers indicateurs le nombre de journées), l’âge moyen, le sexe ratio et le pourcentage de décès. Nous nous intéresserons surtout aux trois premiers indicateurs.

Le fichier extrait ne fait pas moins de 2 150 lignes, ce qui le rend un peu effrayant pour celui ou celle qui doit en faire une synthèse…

Une image contenant capture d’écran

Description générée automatiquement

 

 

 

 

 

 

 

Procédons comme proposé aux calculs globaux et selon le « principe de l’entonnoir » :

Une image contenant capture d’écran

Description générée automatiquement

 

 

 

 

 

 

 

Les premiers commentaires peuvent donc être rédigés à partir des totaux, moyennes, médianes, minimums, maximums, voire coefficient de corrélation, par exemple ainsi :

Niveau le plus agrégé « En 2018, le nombre de séjours GHS enregistrés en Nouvelle-Aquitaine s’est élevé à près de 2,7 millions (2 650 259, soit 70 274 par jour calendaire) ».

Un peu de ping-pong :   « La répartition montre une très grande variété, avec 2 148 GHS différents »

Un peu plus de détail : « Le volume de séjours par GHS est cependant très contrasté : si la moyenne s’établit à 1 233 séjours par GHS, la médiane est très éloignée (186), ce qui est souligné par des extrêmes allant de 11 séjours par GHS au minimum (plusieurs sont concernés) à 342 370 (GHS 28Z04Z « « Hémodialyse, en séance », qui concentre donc 13 % des séjours).

Un peu de ping-pong :  « Le nombre total de journées s’est élevé à près de 5,3 millions, ce qui aboutit à une durée moyenne de séjour de près de 2 jours. Cependant, il n’y a pas de corrélation entre le nombre de séjours enregistrés et le nombre de journées (coefficient très proche de 0 puisqu’établi à 0,08). 

On notera l’alternance de chiffres en volume et en pourcentage, choisi en fonction de leur côté « percutant » pour le lecteur par rapport à ces résultats.

 

4ème clé : « Moins de chiffres, plus de lettres »

 

Cette expression ne nous revient pas. Elle a été exprimée lors des dernières journées nationales « Ethique et pratique(s) : le management au cœur du débat ! »[4], tenues en novembre 2019 par le SYNCASS à Bordeaux. C’est Monsieur Philippe Banyols, directeur du Centre Hospitalier de Béziers, qui a repris sur son compte Twitter ce principe que nous partageons :

 « Moins de chiffres. Plus de lettres. Moins de tableaux de bords, de diagramme et de protocoles. L’hôpital a besoin de s’inscrire dans un récit. De se ré-appropier son histoire pour se projeter dans l’avenir avec ambition ».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nous nous permettons de la reprendre pour indiquer l’importance de produire, parallèlement et de façon complémentaire, mesures chiffrées et commentaires. D’ailleurs, nous espérons que les quelques exemples fournis précédemment lors des trois premières clés montrent l’enrichissement qui se crée lorsque les mesures sont accompagnées de mots.

 

Mais comment traduire cette quasi maxime ?

 

Nous proposons trois repères :

 

Le premier peut paraitre évident voire simpliste, mais, élaborer des commentaires consiste à rédiger des phrases. Pas des idées présentées sous forme de paragraphes à puces, non. D’authentiques phrases. Commençant par une majuscule, finissant par un point, avec un verbe conjugué (idéalement au présent) au milieu. Pour les moins à l’aise, la valse sujet – verbe – complément fonctionne très bien et constitue un bon repère.

 

Le deuxième réside dans l’intérêt de raconter une histoire. En tous les cas – nous savons bien que nous nous adressons à des profils plutôt mathématiques et statistiques que sont les contrôleurs de gestion et autres cadres gestionnaires économiques et financiers – les commentaires seront d’autant plus lus et appropriés par le lecteur qu’une forme de progression sera envisagée par celui ou celle qui les écrit. Une histoire a un début (encore un argument pour « l’entonnoir ») et une fin (qui peut se faire sous forme d’ouverture, vers une proposition d’approfondissement, ou sous forme de conclusion).

Pour donner corps à cette histoire, quelques adverbes (cependant, précisément, tout à fait…), célèbres conjonctions de coordination (or, car, mais etc…) et autres « nuanceurs » (près de, quasi …) placés avec justesse et parcimonie donnent rythme et animation aux écrits.

 

Le troisième réside dans le fait d’aller droit au but. Les commentaires ne sont pas nécessairement longs. Au contraire. Quelques phrases (trois ou quatre par paragraphe, pas plus de deux paragraphes) doivent fournir directement, sans détour ni circonvolution les résultats. Les formulations devront donc être précises, et surtout pas allusives ou hypothétiques. Il est à ce sujet très important de distinguer commentaires (ce qui accompagne un tableau et ses chiffres) et justifications (qui portent sur des causes possibles des résultats mais qui ne sont pas dans le tableau). Cette confusion – que nous rencontrons très fréquemment – est préjudiciable car elle entraine l’auteur vers des explications (potentielles et par toujours vérifiées de surcroit) au détriment de la mesure (qui elle est tangible et objectivée dans le tableau).

 

5ème clé : la neutralité

 

Notre premier schéma sur la communication (de l’émetteur au récepteur) a été volontairement simplifié. Les meilleurs communicants savent que du message qu’un émetteur veut transmettre ne restera qu’une portion congrue que le récepteur retiendra, passant par le tamis de filtres (ses croyances, ses valeurs, son expérience, ses attentes), sans parler des éventuels parasitages de tous ordres qui peuvent brouiller la transmission et la réception.

Il existe cependant quelques règles pour accroître la « quantité » et l’intégrité du message perçu. L’une d’elles se rapporte aux filtres dont nous venons juste de parler : les mots sont porteurs de sens, d’images, de souvenirs qui peuvent altérer ou modifier le message. Nous aimons à dire que certains sont ainsi connotés. Par exemple, « rentable », quand bien même nous savons très bien qu’il s’agit d’une formule mathématique et financière (en l’occurrence résultat / recettes), est un adjectif qui sera fort probablement perçu par le récepteur de façon différente : soit une aubaine personnelle, un peu opportuniste, soit comme une menace aux ressources et une volonté de réduire les droits et situations des salariés. Plusieurs termes, parfaitement courants au demeurant, sont ainsi « chargés », positivement ou négativement, comme « trop », « peu », « pas », « pas (assez) », « fort », « faible », « bon », « mauvais », « nul », « résilient », « exceptionnel », « seulement »…

Ces mots induisent une forme de jugement, qui oriente le message auprès du récepteur. Cela peut être un objectif de l’émetteur (utiliser certains de ces termes appuie le message), mais cette volonté d’emphase gagnera à être requise avec parcimonie.

 

Ces quelques points invitent donc à mettre en pratique, lors de la rédaction des commentaires, les points suivants :

  • Les termes et les tournures utilisées seront, autant que possibles, neutres et sans jugement (encore moins de valeur).
  • « Les faits, rien que les faits » : les commentaires porteront sur les seuls chiffres, ni plus, ni moins, sans exprimer aucune opinion de la part de l’émetteur.
  • Afin d’éviter toute confusion, les tournures seront affirmatives et l’on évitera les négations (‘ne’ …’pas’ ; ‘ne’… ‘que’ …).
  • Se relire, encore et encore, avec l’avantage inégalable de corriger fautes et coquilles. Même et encore plus quand on n’a pas le temps. Un accident de chiffres est très vite arrivé. Notre métier est celui de la rigueur, cette dernière passant par la forme aussi.

 

 

En guise de conclusion et de conseil, nous savons que cette partie rédactionnelle est parfois redoutée et qu’elle peut faire perdre ses moyens au meilleur contrôleur de gestion et analyste qui soit, d’autant plus si la demande d’informations est exprimée « en urgence » et/ou revêt un caractère stratégique. La pratique régulière est la plus grande alliée du développement de cette compétence qui, à l’heure de la disponibilité et de la relative facilité à avoir des données, devient un atout et une différence pour qui la maîtrise. Les étapes préalables restent inchangées : identification du besoin, extraction et traitements des données, contrôles. Nous conseillons de prendre, même physiquement, du recul quand le tableau est prêt : un peu comme une discipline sportive, réaliser des commentaires relève d’une gymnastique dont le résultat est d’un apport très important pour les destinataires et leur prise de décision.

 

Posté le 28 janvier 2020 par Nathalie L'Hostis

 

Pilar est spécialisée dans la formation, le conseil et le recrutement en contrôle de gestion et aide au pilotage hospitalier. Nos programmes sont spécialement conçus pour vous accompagner sur ces sujets. Nous vous recommandons particulièrement dans cette optique nos programmes suivants, spécialement conçus pour les métiers du pilotage hospitalier et des établissements de santé :

 

9 programmes experts dédiés aux différents métiers du contrôle de gestion hospitalier

12 programmes centrés sur la comptabilité analytiques hospitalières

9 programmes sur les tableaux de bord et indicateurs de pilotage hospitalier

9 programmes pour maîtriser les techniques du contrôle de gestion et des données hospîtalières

 

Abréviations

AT                    Accident du Travail

ETP                  Equivalent Temps Plein

GHS                 Groupe Homogène de Séjour

MCO                 Médecine Chirurgie Obstétrique

PMSI                Programme de Médicalisation des Systèmes d’Information

RH                   Ressources Humaines 

SYNCASS         SYndicat National des CAdres Sanitaires Sociaux publics et privés

 

 

 


 

 

 

 

 

 

Valeur, âme et esprit : universitaires et praticiens interrogent, à Fès, un contrôle de gestion « dans tous ses états »

Si la fonction contrôle de gestion est de présence plus récente dans les établissements de santé et plus généralement dans le secteur public, l’histoire montre son apparition dès les années 1920 en milieu productif. L’intensification des situations de concurrence, les changements nécessaires et plus rapides auxquels doivent faire face tous les types d’organisation, marchandes ou à but non lucratif, poussent chaque entreprise à adapter ses modes de gestion, rendant le système de contrôle de gestion à la fois incontournable et à questionner.
 
C’est dans cet esprit que la Faculté des Sciences Juridiques, Economiques et Sociales de l’Université Sidi Mohamed Ben Abdellah de Fès a organisé un colloque international malicieusement intitulé « Le contrôle de gestion dans tous ses états ». Chercheurs, universitaires, professionnels juniors ou plus expérimentés ont présenté et échangé autour de nombreuses réflexions, pratiques et enjeux constatés sur cette principale discipline des sciences de gestion. Cette première édition, concentrée, approfondie et intensive, a rencontré un fort intérêt, tant pour la trentaine d’intervenants francophones que pour les auditeurs (estimés à plus de 200 – professeurs, experts, doctorants, étudiants … - sur les 2 jours).
 
Nous avons eu l’honneur, le plaisir et l‘opportunité de participer à ce colloque qui s’est tenu les 21 et 22 avril 2017, notamment en présentant une communication intitulée « Profil et missions des contrôleurs de gestion hospitaliers francophones ». Notre diaporama est librement consultable et téléchargeable ici [+]
 

Une organisation universitaire, ouverte aux champs académiques et aux pratiques en entreprises

 
Pour être très précis, le colloque a été entièrement organisé et animé par le laboratoire de recherches sur l’Entreprenariat et Dynamique Economique des Territoires et des Organisations (EDETO). Il s’est intégralement tenu en français. Placé sous l’égide classique d’un comité scientifique et d’un comité d’organisation, le programme a été établi à partir d’un appel à communication international.
Placés comme une occasion de débattre du contrôle de gestion comme champ de recherche, discipline de formation et pratique au sein des organisations privées, publiques et sociales, trois objectifs principaux, assurément atteints, avaient été préalablement fixés :
- Engager un débat sur les dimensions théoriques, cognitives et pratiques du contrôle de gestion
- Favoriser des échanges entre académiciens et gestionnaires
- Faire émerger des thématiques de recherche répondant aux spécificités du contexte et des organisations au Maroc
 
 
Trente cinq communications ont été exposées, en ateliers ou séances plénières, et un séminaire complet a été consacré à une méthode innovante du pilotage du couple coût / valeur (sur laquelle nous reviendrons plus loin). Autant de moments qui ont rendu compte de l’importance actuelle et à venir du contrôle de gestion, tant au Maroc qu’en France ou en Italie.
 
 

 

Des outils qui évoluent … mais des problèmes qui restent les mêmes

 
De nombreuses communications, en particulier issues de la recherche, ont mis en évidence le caractère dynamique de la définition, des outils et du positionnement du contrôle de gestion. Ainsi, si les années 1970-1980 ont vu une fonction influencée par les théories organisationnelles, la décennie 1990 a posé la question de l’aide au déploiement de la stratégie, du système de « régulation du comportement de l’homme », et de la dichotomie pilotage vs. contrôle. Peu à peu, au cours des années 2000, la fonction voit (ou tente ?) de modifier son image, passant d’une vision coercitive à un positionnement plus « compréhensif » des situations, des problématiques et des acteurs. L’intérêt de plusieurs présentations du colloque a été de mettre en lumière, depuis le début de la décennie actuelle, des formes émergentes de la fonction. Nous citerons – et invitons à approfondir ! – les dimensions nouvelles autour d’un contrôle de gestion environnemental, dédié à l’immatériel ou plein et entier membre d’une authentique responsabilité sociale d’entreprise (RSE), thématique incluse dans le périmètre plus vaste encore du Développement Durable.
 
Ainsi, les sociétés – les établissements de santé en font partie – ont pris conscience de leur capital immatériel, et de rappeler, non sans satisfaction et soulagement pour notre part, qu’une très grande part de la valeur d’une organisation se situe « hors bilan comptable ». De quoi faire réfléchir sur des indicateurs de pilotage plus globaux, qualitatifs et moins financiers, sur les dispositifs internes de pilotage à recentrer sur l’encadrement intermédiaire ou sur les critères de découpage en centres non plus de responsabilité mais en véritables « ilots de valeur ».
 
La plupart des définitions, des concepts, de leurs auteurs et des courants a par ailleurs fait consensus. A ce sujet, nous avons retenu d’intéressantes et polyformes approches de la performance, proposée comme synonyme de succès. Plusieurs intervenants ont insisté sur le fait que la « performance » est fonction de la représentation que l’on se fait de la réussite (voilà de quoi donner à réfléchir aux établissements de santé …), qu’elle se construit et qu’elle est associée aux notions de pertinence et de cohérence. Parmi les autres cadres proposés, dans lequel s’insère le contrôle de gestion, le retour à la définition d’une organisation n’est pas sans intérêt, et nous retiendrons celle qui la pose comme une structure en processus, doublée d’un ensemble d’acteurs humains en intéraction. 
 
S’il fallait pousser encore les recadrages et rappels conceptuels, la (re)-définition de la valeur serait tout aussi constructive, les communications nous ayant démontré en miroir les limites atteintes par les méthodes de coûts connues, mais finalement conventionnelles, alors que la prise de décision s’insère aujourd’hui dans un environnement où marché et organisation co-construisent la valeur. Un paradigme différent se fait jour, qui fait du marché le facteur premier du pilotage, ce qui détermine alors l’organisation. Penser la valeur, cadre du pilotage et de sa fonction inhérente, le contrôle de gestion, invite alors à se pencher et à circonscrire des attributs de valeur (posés par le client, et nous voyons bien des traductions pour le patient face au système de santé), des sources de création de valeur (comme les réseaux et coopérations, la recherche et l’innovation) et une approche propre relative à l’institution elle-même.
 
Ces premiers éléments montrent que pour réfléchir au contrôle de gestion, il n’est pas inutile de reposer certains concepts, eux-mêmes évolutifs puisque le monde bouge. Les outils sont, de fait, non statiques (du point de vue des mesures, des calculs de coûts, des processus budgétaires, des capacités à soutenir la formation de la stratégie…), mais ils questionnent toujours et encore les relations entre la gouvernance, la fonction contrôle de gestion et la performance.
 
 
 

Que faut-il enseigner, et chercher, en matière de contrôle de gestion ?

 
Cette situation de questionnement amène celle qui a donné lieu à de riches présentations et échanges, de la formation des contrôleurs de gestion, tant dans les choix des disciplines à enseigner (comptabilité de gestion, budget, tableaux de bord etc…) que des moments de dispensation de ces enseignements. Dans le même champ d’analyse, les problématiques particulières pour les étudiants thésards et du choix de leur question de recherche a montré un intérêt récent, mais croissant pour la fonction. Par exemple, la première thèse consacrée au contrôle de gestion à la Faculté de Sciences Juridiques, Economiques et Sociale de Fès (qui compte un millier de doctorants en 2016-2017, pour près de 33 000 étudiants) a été soutenue en 2002. 11 autres ont suivies, largement dévolues au thème de la « performance » (8 sur 12) et avec un terrain majoritairement dominé par des grandes entreprises privées (7 sur 12).
Un débat, restant ouvert à cette heure, en a surgi, autour du cloisonnement persistant entre l’université (qui forme) et l’entreprise (qui recourt au contrôleur de gestion).
L’apport de disciplines connexes est rapidement apparu comme très bénéfique, ouvrant des perspectives plus larges encore sur le comportement des acteurs, la proposition de création de connaissances, voire d’outils, propres au contrôle de gestion, autant de conseils et commentaires apportés à de nombreux jeunes doctorants du laboratoire venus exposés à l’assistance leurs travaux.
 
 
 

Un séminaire dans le colloque : « Piloter la performance organisationnelle par la valeur ajoutée horaire »

 
A l’issue du colloque, un séminaire expert a été animé par Michel Pendaries, consultant et chercheur au Cret-log à Aix-Marseille Université. Fruit de sa grande carrière professionnelle et universitaire, M. Pendaries a exposé une nouvelle méthode de pilotage de la performance organisationnelle à partir de la « Valeur Ajoutée Horaire » (VAH). Ajoutons dès ce stade que nous avons perçu des transpositions et des intérêts certains de cette méthode sur des secteurs hospitaliers, tels que les blocs opératoires, certaines activités logistiques, voire même, en l’aménageant, des prestations de soins.
Ainsi, l’auteur part du constat que les analyses et outils marquent une forme de séparation entre les coûts d’un côté, et la valeur de l’autre. Sa proposition est de mettre en place un dispositif global, calé avec les ressources de l’entreprise et qui articule la valeur à la vente avec les modalités de production de cette même vente. L’illustration et la mesure se font au moyen du concept novateur de « heure de valeur ajoutée ». L’un des premiers apports de la méthode est de reposer des fondements théoriques autour de la conception de la performance organisationnelle, du système de contrôle à celui de pilotage, et de points très intéressants sur la valeur, sa création et sa production. Et d’expliquer que « le fondement théorique de la méthode VAH est de considérer que la valeur créée et produite par l’entreprise est basée sur ses ressources et ses compétences pilotées à partir de ses capacités dynamiques organisationnelles ». En ce sens, la méthode VAH appartient à la sphère des systèmes de pilotage. Un résumé peut être apporté ainsi : « Le principe véhiculé par la méthode VAH est que toute entreprise doit chercher à vendre (faire acheter par les clients) les temps [heures] à valeur ajoutée (HVA) de son organisation, cristallisés dans ses produits et/ou ses prestations de service ».
D’un point de vue technique, un compte de résultat par «  îlot de valeur » est construit. Le prix de vente est établi en sommant la valeur achetée, augmentée de la valeur produite (cette dernière étant calculée à partir de la valeur ajoutée horaire).
Cette méthode à découvrir vient de faire l’objet d’une publication dans un ouvrage[1] très intéressant que nous recommandons, paru ce premier trimestre 2017 aux Presses Universitaires de Provence.
 

[1] PENDARIES M. (2017) Piloter la performance organisationnelle : une aide à la décision avec la Valeur Ajoutée Horaire, Presses Universitaires de Provence
 
 
 

Un concept et un outil à découvrir pour l’hôpital

 
Ce colloque a aussi été l’occasion de découvrir et de proposer à la réflexion ou à l’utilisation deux sujets, dont les caractéristiques sont, il est vrai, de nature différente.
 
Le premier touche au concept du « slack ». A notre connaissance, cette notion est peu, voire pas, utilisée en milieu hospitalier, alors qu’elle présente de réels intérêts de pilotage et qu’elle est recourue dans d’autres secteurs. Force est de constater que ce terme est malheureusement difficile à traduire. De retour du colloque, nous avons entrepris quelque recherche à ce sujet en domaine hospitalier. Nous avons ainsi repéré les travaux de Laurent Bourgeon (Essec) et Benoît Demil (IAE Lille), qui ont publié en mai 1999 un travail sur « Slack organisationnel et innovation : application au secteur public hospitalier »[1]. Les auteurs exposent ainsi que « Cyert et March (1963) ont souligné les premiers le rôle important du slack dans les organisations. Dans leur vision de l’organisation comme ensemble de coalitions, le slack est ce que l’organisation « paye » en plus aux membres de l’organisation pour maintenir un fonctionnement satisfaisant. […] Le double rôle du slack : il amortit et absorbe les chocs extérieurs (Thompson, 1967 ; Meyer, 1982) et il permet au sein de l’organisation d’initier des changements (Zajac et al., 1991) et d’absorber les conflits internes (Cyert et March, 1963). Au-delà de cette définition basée sur les fonctions du slack, c’est la notion de ressources en excès qui prédomine à travers les différentes définitions recensées. »
 
Le slack est donc une situation dans laquelle les incitations excédent ce qui est nécessaire à la poursuite de la participation des membres ou au maintien de l’organisation. Il est consubstantiel à l’organisation. Mais sa mesure reste délicate, alors même qu’il est l’un des déterminants des résultats de performance.
En d’autres termes, les facteurs de production (plateaux techniques, ressources humaines, capital, technologies…) s’avèrent toujours partiellement sous-utilisés. Par exemple, un manipulateur de radiologie nouvellement recruté réalisera des examens d’imagerie moins rapidement qu’un collègue plus ancien dans l’organisation, ce temps de « prise en main » pouvant s’apparenter à du slack.
D’autres types de « slack » existent (au niveau financier ou budgétaire par exemple).
Nous invitons le secteur hospitalier à investiguer ce sujet, dont certains chercheurs estiment le volume à 20%, voire 25% des ressources des organisations.
 
 
 
 
Le second sujet, d’un tout autre plan, est relatif à un outil bureautique récent, « Prezi »
Nous avons découvert cet outil contemporain de présentation (pour lequel nous informons  que nous n’avons aucun lien ni aucune forme d’intérêt avec l’entreprise qui l’a créé), qui nous a paru être à la fois une alternative et un complément au célébrissime et non moins décrié PowerPoint. De nombreux cadres, et en particulier les professionnels du contrôle de gestion, dans leur rôle fréquent et attendu de « communicant », se demandent souvent comment donner un caractère plus vivant et animé à leurs présentations. Prezi nous a semblé répondre en bonne partie à ces questions. Deux présentations de doctorantes utilisant cet outil nous ont paru plus captivantes, voire percutantes et mieux mémorisables. Après recherches, l’outil présente l’intérêt de fournir des modèles de présentation à personnaliser, et fonctionne sans conditions de logiciel puisqu’il suffit de cliquer sur un lien pour accéder et démarrer une présentation.
Tout cela n’enlève bien évidemment pas la priorité absolue relevant du fond.
Prezi n’est pas sans points faibles, le premier étant ses fondements sur la technologie Flash. Des évolutions viendront probablement combler ces points. En effet, Prezi a été créée par une start-up éponyme hongroise en 2009. Sa version française a été lancée en 2014 et le bouche-à-oreille est positif et important. Il est disponible en version gratuite dans le cloud et propose contre offres payantes des fonctionnalités plus complètes avec la possibilité de « privatiser » les présentations créées[2].
 

[1]http://www.strategie-aims.com/events/conferences/15-viiieme-conference-de-l-aims/communications/2348-slack-organisationnel-et-innovation-application-au-secteur-hospitalier-public/download
[2] FOURNIER Audrey, « Prezi, l’anti-PowerPoint, lance une version française ». Le Monde.fr, 3 avril 2014
http://www.lemonde.fr/technologies/article/2014/04/03/prezi-l-anti-powerpoint-lance-une-version-francaise_4395162_651865.html
 
 
 

Fès, ville impériale et deuxième métropole croissante du Maroc

 
Territoire, environnement, culture … toutes ses idées échangées lors du colloque et de ses riches intermèdes n’auraient pu trouver meilleurs sens et incarnation qu’ici, à Fès. Les hommes font les villes et leur histoire, et celle de Fès est particulièrement importante. Traversée incessamment par quelque vent frais descendant du proche Rif, elle fait partie des cités impériales et royales du grand pays qu’est le Maroc. L’opportunité du colloque nous a donné l’avantage de découvrir cette ville de 1,1 million d’habitants, la deuxième du pays après Casablanca, avant Tanger et Marrakech.
 
 
Trois grands secteurs, visibles en plusieurs hauts points de la ville, la composent : la médina, dont la découverte vaut à elle seule un prétexte imparable de venue à Fès, classée par l’UNESCO pour ses longs et très beaux remparts, l’enceinte royale, aux jardins que l’on imagine volontiers propices à l’échange et au voyage baudelairien, et enfin la ville nouvelle, des administrations aux sièges d’entreprises nationales et multinationales qui y trouvent là infrastructures et moyens de communications.
 
 
 
La ville pluriséculaire, n’a jamais autant vécu son présent, armée de ces savoir-faire uniques pour le cuir et sa maroquinerie, la poterie et son corollaire céramique, la tapisserie… et un sens incarné de l’accueil, favorable au tourisme. 
La ville grandit et se tourne vers des choix de croissance volontaristes et ambitieux, sur des secteurs tout aussi porteurs que différents, de l’agriculture à la culture. Nous avons par ailleurs découvert des expériences tout à fait intéressantes dans les domaines portuaires et industriels.
 
 
Les défis n’en sont que plus grands :
les évolutions démographiques, des zones rurales vers la ville, dans un contexte géopolitique complexe, posent notamment la question de la formation des professionnels, de l’adaptation législative des formes d’entreprises, avec la question prégnante de l’offre de services publics performants. Citons dans le domaine de la santé l’initiative, en cours et que nous applaudissons, du RAMED, Régime d’Assistance médicale fondé sur les principes de l’assistance sociale et de la solidarité nationale au profit des démunis, déployé depuis 5 ans et ayant bénéficié à plus de 10 millions de personnes à fin 2016.
Nul étonnement donc, que ce premier colloque ait été organisé par les « fassis », dans la lignée d’une grande histoire universitaire et spirituelle, et souhaitant, avec détermination et intelligence, œuvrer à la place du Maroc dans le monde.
 
 
 
 
Le présent compte-rendu ne s’est pas voulu exhaustif, mais souhaite faire part de la richesse et de la variété des présentations et des échanges. Comme l’a évoqué certain président de séance en fin de colloque, l’idée des organisateurs n’était pas de chercher des réponses définitives, mais de repousser les limites de ce qui est connu et admis en matière de contrôle de gestion. Deux points importants, qui nécessitent des approfondissements, ont été retenus autour du statut des outils du contrôle de gestion, ainsi que des conditions d’utilisation et d’implantations. La dimension culturelle des organisations est par ailleurs soutenue comme importante, à la fois conditionnant et « prédisant » les modalités  de déploiement du contrôle de gestion.
 
 
Un grand merci pour la confiance et l’intérêt de nos hôtes à participer à ce premier, et certainement pas dernier, colloque sur ce contrôle de gestion qui nous réunit.
 
 
 
 
 
Pour accéder au programme du colloque, cliquer ici [+]
 
Pilar vous offre d’accéder à la communication réalisée au titre de notre participation au colloque « Le contrôle de gestion dans tous ses états » : « Profil et missions des contrôleurs de gestion hospitaliers francophones »  [+]
 
Vous pouvez télécharger l'ensemble de ce post au format pdf en cliquant ici  [+]
 
 
Nous vous recommandons par ailleurs l’ouvrage pédagogique des professeurs Mohammed Hemmi et Abdellatif MARGHICH « Contrôle de gestion, Coûts budgets et performance. Manuel et exercices corrigés », paru en 2016, ISBN 9789954376096
 
 
 
 
 
Abréviations
RSE      Responsabilité Sociale de l’Entreprise
VAH      Valeur Ajoutée Horaire
 
 
Posté le 28 avril 2017 par Nathalie L'Hostis
 

Le retour sur investissement: principes, calcul, intérêt pour les projets hospitaliers

Cet article a été publié dans le Livre Blanc d'Hospinnov sur l'amélioration du séjour du patient à l'hôpital, édité en novembre 2015 par My Hospi Friend et Hôpital Trend. Il est reproduit avec l'aimable autorisation des créateurs.
Pour plus de détails, nous vous invitons à lire notre actualité sur ce sujet ici [+]
 
 
3 questions sur le retour sur investissement des projets hospitaliers …
 
Quel est le principe du retour sur investissement ?
Si l’hôpital est connu pour être une entreprise de main-d’œuvre (les dépenses de personnel peuvent mobiliser de 60 % à 90 % de ses ressources), il est aussi une organisation hautement capitalistique, au sens où il concentre de grandes masses financières au service de ses immobilisations et ses investissements. Parmi ces derniers, les plateaux médico-techniques, les matériels biomédicaux, l’outillage logistique (pour la blanchisserie, la restauration, les transports internes…), le patrimoine architectural, les systèmes d’information… font que les établissements de santé doivent piloter, mais aussi trouver les moyens financiers d’assurer des investissements en nombre et souvent de grand montant.
C’est pourquoi, à l’hôpital, les projets, et ce faisant les décisions d’engagement, sont nombreux et complexes. Comme tout projet est un choix pour l’avenir, qui engage la stratégie mais aussi les moyens de l’établissement, il constitue un investissement dont on est en droit d’attendre quelque chose et, à tout le moins, de s’assurer qu’il n’est pas porteur de risques pour la pérennité économique de l’ensemble.
Par ailleurs, dès que la décision de commencer un projet est lancée, dans la plupart des cas, des montants financiers sont irréversiblement engagés, dans la mesure où certaines dépenses ne seront pas récupérables, même si le projet est interrompu (par exemple, les frais d’études pour l’installation physique d’une IRM ou d’une nouvelle unité, les modalités contractuelles dans le cadre de partenariat public - privé ou d’un crédit-bail en cas de sortie anticipée de l’une ou l’autre des parties etc…).
Toute décision d’investissement (« faire » ou « ne pas faire »), est donc porteuse de conséquences financières potentiellement élevées, ce qui nécessite de mener des analyses formelles et au maximum capables de mesurer les impacts en cours et à venir de ces choix.
Les méthodes de retour sur investissement ont été conçues dans cet objectif : comment puis-je mesurer, avant de commencer mais aussi pendant le déploiement du projet, les impacts, notamment économiques, des investissements que j’ai choisis ?
 
Comment peut-on calculer sur le retour sur investissement dans les établissements de santé ?
Les premières approches documentées de calcul du retour sur investissement remontent au milieu des années 2000 dans le domaine des systèmes d’information, puis dans le cadre des projets Hôpital 2007 puis 2012. Ainsi, des agences telles que le GMSIH ou la MAINH ont édité des guides facilitant ces calculs. L’ANAP et l’ASIP ont poursuivi ces mises à disposition d’outils, comme Aelipce.
 
Les méthodes reposent souvent sur une démarche en 3 temps :
  1. Quelles sont les conditions nécessaires à la réalisation du projet (calibrage des investissements et des dépenses d’exploitation corollaires, volume d’activité attendu, calendrier, acteurs …) ?
  2. Quelles sont les caractéristiques financières de réalisation du projet (autofinancement, subventions, recours à l’emprunt, coûts des capitaux investis, taux d’actualisation sur la période …) ?
  3. Quels sont les flux positifs et négatifs du projet sur toute la durée de vie de l’investissement ?
 
C’est sur ce dernier point que se calcule le retour sur investissement : le principe veut que l’on peut réaliser l’investissement si la somme des flux négatifs (coût d’achat, dépenses d’entretien ou de prestations, coût du personnel mobilisé, dépenses logistiques …) est inférieur aux flux positifs (recettes supplémentaires, économies en temps de travail, meilleures conditions de travail et d’accueil …) sur l’ensemble de la période.
 
 
Quel intérêt de cette approche pour les projets mis en évidence par Hospinnov ?
L’une des difficultés (mais aussi des richesses) du calcul du retour sur investissement est qu’il incite à réfléchir aux impacts en euros, mais aussi à toutes les conséquences positives de réalisation d’un investissement. Pour cela, trois types de flux sont identifiés : les impacts mesurables en euros, les impacts mesurables sur des dimensions autres qu’économiques (optimisation du temps d’une procédure médicale, diminution du temps d’attente à l’accueil physique ou téléphonique, augmentation de la productivité d’une unité ….) et les impacts non mesurables. Autant que possible, ces impacts sont à identifier, et l’on peut même prendre des hypothèses pour les évaluer. Typiquement, les projets relatifs à l’amélioration de l’accueil, à une communication plus valorisante pour l’hôpital, avec une offre de prestation plus riche pour les patients et leur entourage ont une influence positive en termes d’image, d’attractivité et de conditions de prise en charge. Par ma pratique, j’ai souvent noté que si tout n’est pas évaluable en euros (et c’est heureux), on peut approcher ces autres dimensions et par là-même améliorer l’évaluation positive de ce genre de projet. D’une méthode qui semble très financière, on arrive souvent à dialoguer avec tous les acteurs et porteurs de projets, en cherchant à identifier exhaustivement et précisément tout ce que ces choix peuvent apporter aux patients, aux professionnels et à l’institution. 
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